규정 개정할 때마다 신구대조표 작성 때문에 머리 아프셨나요? 이제 AI가 자동으로 만들어드립니다

"A라는 50인 규모 IT 스타트업의 인사담당자가 있다고 해볼께요. 최근 육아휴직 규정을 개정해야 하는데, 노동청에 신고하려면 신구대조표를 만들어야 합니다. 기존 규정 파일을 열고, 새 규정 파일을 열어놓고, 워드로 표를 만들어서 변경된 조항을 일일이 복사해서 붙여넣기 시작합니다. '제12조는 변경됐고, 제15조는 신설이니까...' 한 시간쯤 지나자 눈이 침침해집니다. 그런데 나중에 보니 조항 번호를 하나 잘못 적어서 다시 수정해야 하네요."

이런 경험, 여러분도 있으시지 않나요? 규정 개정 자체도 신경 쓸 일이 많은데, 신구대조표 작성까지 손수 해야 하니 업무 시간이 배로 늘어납니다. 특히 변경 조항이 여러 개일 때는 실수하기도 쉽고, 검토하는 데도 시간이 오래 걸립니다. 오늘은 이런 불편함을 해소할 수 있는 방법을 소개해드리려고 합니다.

규정 개정, 왜 신구대조표가 필요할까요?

회사 규정을 개정할 때 신구대조표는 선택이 아니라 필수입니다. 취업규칙을 변경하면 노동청에 신고해야 하는데, 이때 신구대조표를 함께 제출해야 하기 때문입니다. 또한 직원들에게 "규정이 바뀌었습니다"라고 공지할 때도 무엇이 어떻게 바뀌었는지 명확하게 보여줘야 합니다.

문제는 신구대조표를 만드는 과정이 생각보다 까다롭다는 점입니다. 기존 규정과 개정 규정을 비교해서 변경된 부분을 찾아내고, 표 형식으로 정리하고, 개정 이유까지 작성해야 합니다. 조항이 많거나 여러 군데가 바뀌었다면 작업 시간은 더욱 길어집니다.

자동화가 필요한 이유

수작업으로 신구대조표를 만들다 보면 실수가 생기기 쉽습니다. 조항 번호를 잘못 적거나, 변경 내용을 누락하거나, 이전 버전과 최신 버전을 헷갈리는 경우도 있습니다. 게다가 규정은 한 번 개정하고 끝이 아니라 법 개정이나 회사 상황에 따라 계속 수정되는 문서입니다. 매번 손으로 신구대조표를 만드는 건 비효율적일 수밖에 없습니다.

인사헬퍼 규정관리 '신구대조표' 기능은 이렇게 도와줍니다

이런 불편함을 해결하기 위해 인사헬퍼의 규정관리 카테고리에는 '신구대조표' 기능이 있습니다. 규정을 개정할 때 필요한 신구대조표를 자동으로 생성해주는 기능인데요, 실제로 어떤 도움을 받을 수 있는지 구체적으로 살펴볼게요.

변경 내용을 자동으로 비교해줍니다

가장 기본적이면서도 핵심적인 기능입니다. 기존 규정과 개정 규정을 선택하면, 시스템이 자동으로 두 문서를 비교해서 변경된 조항을 찾아냅니다. 어떤 조항이 신설되었는지, 삭제되었는지, 내용이 수정되었는지 AI가 분석해서 신구대조표 형식으로 정리해줍니다.

예를 들어 육아휴직 기간을 변경하고, 재택근무 조항을 신설하고, 구시대적인 복장 규정을 삭제했다면, 이 세 가지 변경사항을 자동으로 감지해서 표로 만들어줍니다. 일일이 조항을 대조하며 복사-붙여넣기 할 필요가 없어지는 거죠.

AI가 핵심 변경사항을 요약해줍니다

단순히 표를 만들어주는 것을 넘어서, AI가 개정 내용을 분석해서 핵심 변경사항을 요약해줍니다. 규정 문구는 법률 용어가 많아서 읽기 어려운 경우가 많은데, AI 요약을 통해 "이번 개정의 핵심은 무엇인지" 빠르게 파악할 수 있습니다.

대표님께 보고하거나 임원진에게 승인받을 때 이 요약본이 특히 유용합니다. 긴 규정 전문을 다 읽어달라고 하는 대신, "이번 개정의 주요 내용은 이렇습니다"라고 간단명료하게 설명할 수 있으니까요. 검토 시간도 크게 줄어듭니다.

PDF 다운로드로 바로 활용 가능합니다

완성된 신구대조표는 PDF 파일로 다운로드할 수 있습니다. 노동청에 규정 변경 신고를 할 때 바로 첨부할 수 있고, 직원들에게 공지할 때도 이메일에 첨부하거나 사내 게시판에 올릴 수 있습니다. 별도로 편집하거나 다시 정리할 필요 없이, 생성된 파일을 그대로 사용하면 됩니다.

이메일 발송과 링크 공유로 편리하게 전달합니다

신구대조표를 이메일로 직접 발송하거나, 링크로 공유할 수도 있습니다. 예를 들어 대표님께 보고할 때 "신구대조표 링크 보내드립니다"라고 메시지와 함께 공유하면, 별도로 파일을 첨부하거나 출력할 필요 없이 바로 확인하실 수 있습니다. 여러 결재권자에게 동시에 공유해야 할 때도 편리합니다.

내부 보고용으로도 활용도가 높습니다. 경영진 회의에서 규정 개정안을 논의할 때, 참석자들에게 미리 링크를 공유해두면 각자 검토한 후 회의에 참석할 수 있으니 회의 효율도 높아집니다.

규정 개정, 이제는 내용에만 집중하세요

처음에 말씀드린 A회사 인사담당자의 이야기로 돌아가볼게요. 만약 이 담당자가 자동 신구대조표 기능을 사용했다면 어땠을까요? 개정된 규정을 시스템에 업로드하고 몇 번의 클릭만으로 신구대조표가 완성됩니다. 한 시간 넘게 걸리던 작업이 5분으로 단축되고, 조항 번호를 잘못 적을 걱정도 없어집니다. 그 시간에 정작 중요한 일, 즉 규정 내용이 실제로 적절한지, 법적으로 문제는 없는지 검토하는 데 집중할 수 있습니다.

규정관리는 단순 문서 작업이 아니라 회사의 인사 제도를 정비하는 중요한 일입니다. 그런데 신구대조표 만들기 같은 반복적인 작업에 시간을 빼앗기면, 정작 중요한 내용 검토에 소홀해질 수 있습니다. 자동화할 수 있는 부분은 시스템에 맡기고, 사람은 판단이 필요한 일에 집중하는 것이 효율적인 인사관리의 핵심입니다.

인사헬퍼의 규정관리 기능은 취업규칙, 인사규정, 복무규정 등 회사의 각종 규정을 AI로 작성하고 전자적으로 보관·관리할 수 있는 시스템입니다. 규정 개정이 필요할 때마다 자동으로 신구대조표를 생성해주니, 실무 부담이 크게 줄어듭니다. 특히 인사 전담 인력이 없는 중소기업이나 스타트업에서 더욱 유용하게 활용하실 수 있습니다.



규정관리 - 신구대조표 기능 한눈에 보기
✓ 기존 규정과 개정 규정 자동 비교
✓ 변경된 조항을 신구대조표 형식으로 자동 생성
✓ AI가 핵심 변경사항 요약 제공
✓ PDF 다운로드로 노동청 신고·직원 공지 활용
✓ 이메일 발송 및 링크 공유 기능
✓ 내부 보고 및 결재 프로세스 간소화

※ 이 글의 일부는 AI의 도움을 받아 생성되었으며, 서비스 업데이트 상황에 따라 기능, 내용, 운영정책이 변경될 수 있습니다. 일부 불확실한 내용이나 환각이 포함될 수 있으니, 자세한 사항은 인사헬퍼를 직접 무료 체험해보시고 확인하시기를 권장합니다.