전자문서, 근로계약에서 활용되는 분야

근로기준법은 서면으로 작성, 교부해야 할 내용들이 몇가지 있습니다. 근로계약서와 임금명세서는 전자문서를 포함한다고 명시한 반면, 그 외의 서면은 그러한 내용을 담고 있지 않습니다. 전자문서를 포함한다고 명시하지 않은 법률조항에서 전자문서로 작성, 교부된 것은 효력이 부인될 것인가에 대한 해석의 다툼이 있습니다.

목차
1. 근로기준법과 전자문서
2. 전자문서법의 개정
3. 대법원, 고용노동부의 입장

근로기준법과 전자문서

서면작성, 명시가 필요한 5가지 항목
근로기준법에서 서면으로 작성하거나 교부해야 하는 항목들은 근로계약서, 해고통지서, 임금명세서, 근로자대표와의 합의, 연차휴가 사용촉진제도(잔여일수 및 사용계획통보와 사용시기 지정통보)가 있습니다

전자문서의 포함을 명시한 항목 2가지
근로기준법에서 명시적으로 전자문서가 포함된다고 기재한 항목은 근로계약서와 임금명세서 두 가지가 있습니다. 그 외의 나머지 3가지 항목에 대해서는 전자문서가 포함되는 것인지에 명시하지 않았고, 민법 제428조의2 제1항처럼 전자문서를 제외한다는 내용도 명시하지 않았습니다.

전자문서법의 개정

2020. 6. 9. 이전
전자문서 및 전자거래 기본법(이하 전자문서법) 제4조에서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우에는 전자문서의 효력을 부인될 수 있음을 정하고 있었습니다. 즉 과거 법률에서는 전자문서법 외 다른 법률에서 정한 내용을 존중하는 입장이었습니다.


2020. 6. 9. 이후
법률개정을 통해 전자문서법은 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우란 조건을 제거한 뒤, 전자적 형태라는 이유만으로 법적효력을 부인할 수 없다고 하여 더욱 강력한 법률효과를 부여했습니다.

개정내용
개정 전 : 다른 법률의 규정이 있다면 법적효력 부인 가능성 인정
개정 후 : 다른 법률 규정에 관계없이, 전자적 형태를 이유로 법적효력 부인 불가능 명시

대법원, 고용노동부의 입장

고용노동부는 기타 조건을 충족한 경우에만 인정
고용노동부는 근로기준법 상 서면이란 종이로 된 문서를 의미하고 전자문서는 회사 내 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무를 기안, 결제, 시행, 관리하는 경우에만 인정된다며, 소극적인 입장을 취한 바 있습니다(2012. 2. 7. 근로개선정책과-1128)

대법원은 전자문서법에 의거 전자문서의 효력을 인정
대법원은 개정전 전자문서법을 근거로 하였음에도, 이메일에 의한 해고통지도 근로기준법 제27조의 서면으로 인한 통지로서 유효하다는 입장입니다.

요약

근로기준법과 전자문서
근로기준법에서 전자문서의 포함을 명시하지 않은 경우라 하더라도, 전자문서법 제4조에 의거 전자문서도 서면으로서의 효력을 인정될 것으로 보입니다.

전자문서법의 개정
과거와 달리 전자문서의 유효성을 더 적극 허용하는 내용으로 개정되었습니다.

대법원, 고용노동부의 입장
고용노동부는 소극적인 입장이나, 대법원에서는 전자문서의 효력을 적극 인정하고 있습니다.

전자문서로 관리하기
인사헬퍼에서는 전자문서 서비스를 준비 중에 있습니다. 근로계약서, 해고통지서, 연봉계약서 등 다양한 노동관계 전자문서 서비스를 이용할 수 있으니, 많은 기업에서 활용될 것으로 기대됩니다.

최근 인사혁신처는 관공서 공휴일에 관한 법률에서 정한 석가탄신일(부처님오신날)과 기독탄신일(성탄절)에 대해서도 대체공휴일을 적용한다고 2023. 3. 발표했습니다. 당장 오는 석가탄신일이 2023년 5월 27일이 토요일인 점에 비추어 2023년부터 적용될 것으로 예상되는데, 대체공휴일의 혜택은 5인 이상 사업장 중 월요일에 근무하는 직원들이 혜택을 받을 것으로 예상됩니다.

목차
1. 공휴일에 쉬는 회사의 범위
2. 공휴일 근무와 휴일수당의 관계
3. 공휴일과 대체공휴일의 관계와 휴일수당

공휴일에 쉬는 회사의 범위

근로기준법이 개정되었습니다
본래 근로기준법에서 정한 휴일은 주휴일(1주 개근한 경우 1주마다 1일씩 부여되는 휴일)이 있었고, 그 외에는 근로자의날(5월 1일)이 있었습니다. 그 외의 휴일은 회사의 자율적인 규칙(취업규칙)에 의거 적용되어 왔는데, 근로기준법 개정으로 흔히 알고 있는 달력상의 빨간날(공휴일, 일요일 제외)이 휴일에 포함되게 되었습니다.

상시근로자 수 5인 미만은 개정법률이 적용되지 않습니다.
근로기준법이 개정되면서 사업장 규모에 따라 단계적 적용을 조건으로 넣었습니다. 즉, 2022년부터는 상시 5인 이상 사업장에 적용하지만, 상시 5인 미만 사업장의 적용에 대해서는 별다른 내용을 담지 않았습니다. 이는 근로기준법 제11조에서 정한 근로기준법의 적용범위와 연관있는데요. 앞서 살펴본 주휴일은 상시 5인 미만 사업장에도 적용되는 휴일이지만, 관공서의 공휴일(일요일 제외)는 상시근로자 수 5인 미만 사업장에 적용되지 않는 휴일이기 때문입니다.

※ 상시근로자 수 산정에 관한 내용이 궁금하시다면 이곳을 클릭하세요

공휴일 근무와 휴일수당의 관계

상시 5인 이상 사업장에서 공휴일과 대체공휴일에 근무하는 것은 휴일근무에 해당합니다. 휴일근무에 대해서는 150%의 휴일근무수당이 지급되어야 하고, 그 시간이 8시간을 초과한다면 200%의 휴일근무수당이 계산되어야 합니다. 한편 반드시 휴일근무수당이 지급되어야 하는 것은 아닙니다. 근로자대표와의 서면합의를 체결하여 다른 방안을 마련할 수도 있고 이경우 별도의 휴일근무수당 대신 나른날의 휴무일로 갈음할 수 있습니다. 이 부분에 대해 궁금한 사업장에서는 노무법인이나 노무사와 상담받거나 컨설팅을 받아보시기 바랍니다.

공휴일과 대체공휴일의 관계와 휴일수당

많은 사업장에서 노무자문을 받다보면 공휴일이 토요일이나 일요일과 겹쳐서 다음 주 월요일이 대체공휴일로 지정되었는데, 본래 공휴일에 근무하면 휴일근무냐는 질문을 많이 받습니다.

이는 대체공휴일이 기존의 공휴일을 대신하여 생긴만큼 기존의 공휴일은 사라져야 하는 것 아니냐는 인식을 배경으로 합니다. 하지만 관공서 공휴일에 관한 법률에서는 대체공휴일을 지정함에 있어서 기존의 공휴일의 성격을 대신한다는 특별한 내용은 없습니다. 관공서 공휴일에 관한 법률은 특정일을 기념하는 성격을 갖고 있으므로 특정 공휴일을 배제시키는 내용을 정하는 것은 무리가 있을 것입니다. 즉, 관공서 공휴일에 관한 법률에서는 공휴일에 PLUS하는 개념의 대체공휴일이 지정되어 있습니다.

이러한 이유로 대체공휴일이 지정된 경우에도 기존의 공휴일과 대체공휴일은 각각 독립하여 인정되는 휴일로 처리되고 있습니다. 그렇기 때문에 365일 사업을 영위하는 사업장은 16일의 고정적인 공휴일에서 대체공휴일이 지정된다면 그 날만큼 휴일이 늘어나게 되고, 휴일근무수당이 인건비가 추가발생하게 됩니다.

요약하기

공휴일에 쉬는 회사의 범위
상시근로자 수 5인 이상 사업장이 해당합니다.

공휴일 근무와 휴일수당의 관계
공휴일이나 대체공휴일에 근무한 경우에는 휴일근무수당이 지급되어야 합니다. 다만, 근로자대표 등의 서면합의에 따라 휴일변경이 있는 경우에는 휴일수당이 발생하지 않습니다.

공휴일과 대체공휴일의 관계와 휴일수당
당초의 공휴일과 해당 공휴일이 토요일과 일요일이어서 생성된 대체공휴일에 근후만 경우 모두 휴일근무로 처리되어 휴일근무수당을 지급해야 합니다.

육아휴직은 자녀를 양육하는 직장인들에게 좋은 휴직제도입니다. 하지만 육아휴직 제도를 악용하는 일부 사례 때문에 직장 내에서 인식이 좋지 않은 것도 사실입니다. 이번 포스팅에서는 육아휴직의 제도적 허점은 무엇이고 그로 인한 악용효과는 무엇이며, 이러한 악용사례를 예방할 수 있는 방법은 없는지 알아보도록 하겠습니다.

육아휴직을 악용하는 이유

육아휴직기간은 무급이지만, 부수적 이득이 있다
육아휴직기간은 무급입니다. 따라서 회사는 육아휴직 중인 직원에게 급여를 지급할 의무는 없습니다. 하지만 육아휴직기간은 출근기간으로 처리됩니다. 따라서 육아휴직으로 인해 근무하고 있지 않음에도 회사는 그 기간에 대해 연차휴가를 부여해야 하고, 그 기간을 퇴직금 산정기간에 포함해야 합니다.

고용노동부는 직원의 육아휴직 중복사용을 알겠지만, 회사는 알 방법이 없다
육아휴직 악용이 발생하게 되는 가장 큰 이유입니다. 관련법률에서는 사업주는 ① 6개월 이상 근무한 직원이 ② 일정 연령의 자녀를 양육하기 위하여, ② 육아휴직을 신청한 경우에는 육아휴직을 허용하도록 정하고 있습니다.

법률에 명시적인 근거를 두고 있지는 않으나, 법에서 정한 육아휴직제도는 자녀 1인당 1회의 육아휴직을 사용하도록 제정된 것이고, 해당 자녀에 대해 육아휴직을 사용했다면 다른 회사에서는 해당 자녀에 대해 육아휴직 중복사용할 수 없다는 것이 고용노동부의 입장입니다.

하지만 조금만 생각해보면 고용노동부의 답변은 의문이 들게 됩니다. 다른 회사에서 육아휴직을 썻는지 회사가 알 방법이 없기 때문입니다.

직원이 “갑” 회사를 다니면서 A라는 자녀양육을 이유로 육아휴직을 사용했고, 퇴사하여 “을” 회사에 입사했다고 가정해보겠습니다.

만약 해당 직원이 B회사에 A자녀 양육을 위해 육아휴직을 재차 신청했다면 과연 “을”회사가 육아휴직 중복신청이라는 정보를 알 수 있을까요? 을 회사는 해당 자녀에 대한 육아휴직은 당연하고, 심지어는 육아휴직을 사용했는지 조차도 알 수 없을 것입니다.

하지만 고용노동부는 직원이 A라는 자녀를 대상으로 육아휴직을 사용했는지 알 수 있습니다. 육아휴직급여를 지급하기 때문입니다. 그렇기에 동일 자녀로 욱아휴직급여를 신청하면 중복신청을 이유로 거절하게 됩니다.

“고용노동부가 지급하는 육아휴직급여”에 대해서는 관련정보가 있으니 중복신청 사유로 거부할 수는 있겠으나, “회사가 허용하는 육아휴직”에 대해서는 관련정보가 없으니 중복신청 여부를 확인할 수 없다는 것입니다.

회사가 육아휴직때마다 정보공개청구해라?
앞서 지적한 내용을 2023. 4. 고용노동부에 질의한 결과, 현재의 법률체계에서 마련된 제도적 방법은 없다는 답변을 받았습니다.

정보 비대칭 해소를 위한 현재 사용 가능한 방법으로 육아휴직 사용시마다 정보공개청구를 해보라는 조언도 있었습니다. 현실적으로 정보공개청구 방법밖에는 없을테지만, 다음과 같은 이유에서 부적절합니다.

첫째, 개인정보를 이유로 공개불허 결정나거나 필요정보를 제외한 공개결정이 날 것이어서 실효성 없습니다.

둘째, 결정이 난다고 해도 육아휴직 신청이 있을 때마다 정보공개를 청구하는 것은 시간적으로도 긴 시간이 걸리며, 접근용이성도 없어 현실적인 방안은 아닙니다

육아휴직 악용 무엇이 문제인가

육아휴직을 사용하게 되면 해당 기간은 근무기간으로 처리되기 때문에 1년 이상 근무로 인해 퇴직금이 발생하고(육아휴직 1년에 대한 퇴직금 1개월분), 연차휴가도 발생하여 약 1개월분의 연차휴가미사용수당이 발생(11일 + 15일)합니다.

즉, 육아휴직을 사용 할 때 무노동임에도 200%(2개월)의 보너스를 챙겨가게 됩니다. 심지어 이러한 200%의 보너스는 이직할 때마다 챙겨갈 수 있게됩니다.
육아휴직 200% 보너스가 생기는 이유
○ "갑"회사
- 실근무기간 : 6개월 근무
- 육아휴직 : 1년
- 계속근무기간 : 1년 6개월 (6개월 + 육아휴직 1년)
- 유급액 : 실근무 6개월 + (2.5개월 + 육아휴직급여)
※ 2개월이 아닌 2.5개월인 이유는 실근무 6개월에 대한 퇴직금 때문

○ "을"회사 (재입사)
- 실근무기간 : 6개월 근무
- 육아휴직 : 1년
- 계속근무기간 : 1년 6개월 (6개월 + 육아휴직 1년)
- 유급액 : 실근무 6개월 + (2.5개월)


육아휴직기간을 출근으로 처리한다면 회사가 2개월의 손해를 본다며 문제를 제기하는 의견도 있으나, 육아휴직의 사용 독려를 위해서는 불가피해 출근으로 간주해여 한다는 것이 입법취지로 이해됩니다. 앞서의 악용사례는 출근간주규정의 부당함을 지적하는 것이라, 이직한 회사의 정보 비대칭성으로 인해 육아휴직 악용을 독려하게 된다는 점입니다.

악용을 방지하려면

육아휴직 신청하면, 직원에게 해당 자녀에 대한 육아휴직 미사용 확인서를 받습니다.
육아휴직을 신청하면서 직원이 해당 자녀에 대해 육아휴직을 신청한 사실이 없다는 확인서를 회사가 받아보도록 하는 방법이 있습니다. 물론 이 방법만으로도 악용사례가 줄어들 수 있겠지만 이마저도 직원이 허위로 제출한다면 회사가 대응할 수 있는 방법이 없습니다. 따라서 이 방법도 최종적인 대안이 될 수는 없겠습니다.


회사가 직원의 육아휴직 접수사실을 확인할 수 있도록 제도를 마련합니다.
회사가 특정 직원에 대한 육아휴직 신청사실을 조회할 수 있는 방법이 있습니다. 하지만 이 방법은 직원의 개인정보를 권한 없이 열람한다는 지적이 있을 수 있으므로 실행가능한 방법은 아닙니다.

육아휴직 확인서를 육아휴직 신고서로 변경하는 제도를 마련합니다
직원이 육아휴직을 신청한 경우 회사는 육아휴직 신고서를 반드시 제출하도록 하고, 근로복지공단 등에서 육아휴직 중복접수 사실이 있는 경우에 한하여 회사측에 이를 통보하도록 조치하는 방법을 고민해볼 수 있습니다

끝마치며

물론 최초 육아휴직 이후의 중복 육아휴직은 이직 후 회사에서는 정보의 비대칭성으로 허용한다고 하더라도, 해당 기간은 무급이고 정부지원금(육아휴직급여)도 지원되지 않으므로 그러한 사례가 많지 않겠다는 의견이 있을 수 있습니다.

하지만 악용이 가능한 상황이라면 단순히 사례가 많지 않다는 이유로 악용을 방치하는 것은 부적절합니다. 어느 회사에서는 실제 일어나는 상황일 수 있고, 그러한 악용으로 인해 아무것도 모른 채 퇴직금과 연차휴가 미사용수당을 지급한 사업주에게는 이미 발생한 금전적 손해이기 때문입니다.

자녀를 출산한 여성직원은 근로기준법에 의해 90일(다태아는 120일)의 출산휴가를 부여받습니다. 출산휴가 기간 동안 회사는 최초 60일(다태아 75일) 동안은 유급으로 인정해야 합니다. 다만, 고용센터에서 출산휴가급여 지원금을 지원받는 경우에는 그 금액의 한도 내에서 유급지급의무가 면제됩니다. 이번 포스팅에서는 출산휴가신청한 직원에게 최초 60일(다태아 75일)의 임금계산방법을 살펴보겠습니다.

2023년 기준 출산휴가급여 상한액은 30일 기준 210만원(90일 기준 630만원, 다태아 840만원)입니다.

60일 중 유급일수를 정확히 분리해 계산하는 방법

최초 60일을 측정하세요
출산휴가시작일로부터 출산휴가종료일까지의 기간을 30일 단위로 구분하되, 임금산정기간의 귀속월 중심으로 정리합니다. 예를들어 출산휴가가 2023. 1. 5.이라고 한다면 유급액의 기준이 되는 60일까지의 기간을 산출합니다.

최초 60일 중 소정근무일을 확인해 임금산정단위 별로 구분하세요
유급 60일의 의미에 대해 60일의 기간 중 유급지급의무가 있는 날(소정근로일, 유급휴일)이 포함되고 무급 휴무일 등은 제외된다는 입장입니다(여성고용정책과-1644). 따라서 60일의 기간 중 소정근무일과 유급휴일(주휴일, 공휴일 등)의 일자를 확인하고 확인된 일자는 임금산정기간단위 별로 구분하여 정리합니다.

60일의 유급액에서 면책금액을 공제합니다.
매 임금산정기간 단위별로 유급일의 개수만큼을 임금으로 지급해야 하나, 출산휴가지원금이 지급되는 한도 내에서 지급의무가 면하므로 해당금품액을 차감하여 지급의무를 확인해야 합니다. 만약 차액분이 없다면 회사에서 지급할 금액은 없으나 차액이 있다면 유급액의 지급의무가 발생합니다.

지급해야 할 금액이 있는 경우에는 총차액분을 일할계산하여 지급하거나 분할하여 지급합니다.
예컨대 60일 동안 회사가 유급으로 처리해야 할 금액이 500만원(예: 50일 × 100,000원)이라면, 2023년 출산휴가급여로 지원되는 지원금이 420만원(210만원 × 2)이므로, 차액인 800,000은 지급의무를 부담합니다. 이 금액은 임금산정기간에 포함된 유급일수에 맞추어 비례지급되는 것이 원칙이나, 실무상 최초 2번의 임금지급일에 균등분배하는 것도 사용가능합니다.

예시로 살펴보기
- 출산휴가기간 : 2023. 1. 5. ~ 2023. 4. 4. (90일)
- 유급기간 : 2023. 1. 5. ~ 2023. 3. 1. (60일)
- 유급기간 중 소정근로일(유급일수): 51일
- 임금산정기간 : 1일~31일
- 임금산정기간 별 유급일수 : 1월(26일), 2월(24일), 3월(1일)
- (60일분) 유급총액 : 5,100,000원(=1일 통상임금 100,000원 × 51일)
- (60일분) 출산휴가급여 지원금액 : 4,200,000원(=210만원 × 2)
- 면제후 유급액 : 900,000원
- 월별 분할지급(비율분배) : 1월(458,824원) 2월(423,529원) 3월(17,647원)
※ 900,000 ÷ 51일(유급일수) × 월별 유급일수(1월 26일, 2월 24일, 3월 1일)
- 월별 분할지급(2개월단위) : 1월 450,000원, 2월 450,000원

월급 일할계산방식으로 계산하는 방법

이 방법은 직원의 1개월 통상임금을 30일분의 유급액이라고 가정하여 계산하는 방법으로, 직원이 1개월 통상임금이 2,612,500원(월 통상임금 산정기준시간 수가 209시간이라 할 때 1일 통상임금 100,000원)이라고 할 때 면책금액인 210만원(2023년 기준)을 제외한 512,500원을 30일분 유급액으로 보고, 1,025,000원을 60일분 유급액으로 지급하는 방식입니다.

이 방법은 앞서와 같이 원칙적은 것은 아니지만, 앞서의 계산방법이 비록 더 정확하고 회사의 인건비 부담감소에 탁월하다는 장점을 갖지만, 이 방법은 직원이나 실무자가 관리하는데 용이하여 실무상 사용되곤 합니다.

최근 근로기준법이 개정됨에 따라 임금명세서 교부가 회사의 의무가 됐습니다. 임금명세서 교부를 증빙하는 방법으로는 서면으로 수령확인서를 작성하거나, 전산기록으로 증빙하는 방법이 있습니다. 임금명세서는 근로계약서나 성희롱예방교육과 달리 매월 지급되는 문서이기 때문에 매월 임금명세서를 교부해야 하고, 이의 증빙자료도 매월 단위로 구비해야 합니다.

이번 포스팅에서는 임금명세서의 정의, 임금명세서 작성, 증빙이 중요한 이유, 임금명세서의 교부의무 증빙방법에 대해 살펴보겠습니다.

임금명세서란

근로기준법 제48조 (임금대장 및 임금명세서) 제2항
사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.


임금명세서란 근로기준법 개정에 따라 근로자를 사용하는 사업주에게 부과된 의무입니다. 임금명세서에는 총 6가지 항목을 기재해야 합니다.

임금명세서 기재사항
1. 직원의 성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보
2. 임금지급일
3. 임금 총액
4. 임금 구성항목, 구성항목별 금액
5. 근무일 또는 근무시간
6. 임금공제내역

임금명세서의 작성, 증빙이 중요한 이유

500만원 이하의 과태료가 부과됩니다
근로계약서 미교부와 동일하게 근로기준법 제116조에의해 임금명세서를 교부의무를 이행하지 아니한 회사에게는 500만원 이하의 과태료가 부과(근로기준법 제116조)됩니다.

물론 한 차례 임금명세서를 교부하지 않았다고 하여 곧바로 500만원의 과태료가 부과되는 것이 아니라 직원 1인당 0만원의 과태료가 부과되는 것이지만, 직원 수가 많고, 임금명세서 교부의무가 매월 발생한다는 점을 감안하면 결코 무시할 수 없습니다.

또한 일부 회사에서는 세무사사무실에서 받은 급여명세서라는 서류를 사용하는 경우가 있습니다. 하지만 이러한 서류는 근로기준법에서 정한 임금명세서와는 다르고, 세무사가 근로기준법 상 임금명세서를 작성하는 행위는 공인노무사법 제27조 제1항을 위반하는 행위이기 때문에 문제가 있습니다. 그렇기에 사업장에서 직접 더 꼼꼼하게 임금명세서를 작성해 관리해주어야 하고, 업무부담이 있다면 노무법인의 지원을 받아보시기 바랍니다.

민법상 지정변제의 효력이 예상됩니다.
임금명세서를 통해 교부되는 것은 단순히 근로기준법에 의한 문서교부의 문제가 아닐 수 있습니다. 직원이 근로를 제공하면 회사가 그 대가로 임금을 지급하는데 이 때 회사가 지급하는 임금은 채무자(회사)의 변제(임금지급)에 해당하는데, 임금명세서는 변제의 세부내용을 기재하여 지급한 것이므로 임금명세서에 기재된 내용대로의 변제효력이 발생할 수 있습니다.

예컨대, 근로계약서 상에서는 기본급 200만원을 책정했는데, 세무사사무실에서는 기본급 190만원, 식대 10만원이 기재된 (가짜)임금명세서를 회사에 전달했고, 회사가 이를 직원에게 교부한 경우, 회사가 근로계약서에서 정한 총액은 준수했다고 해도 회사가 임금명세서에서 지정변제한 것은 기본급 190만원이므로 10만원의 미지급 차액이 발생할 수 있습니다.

따라서 임금명세서를 작성할 때에는 근로계약서에서 정한 내용대로 작성해야 하고, 더 나아가서 근로계약서에서 정한 내용이 타당한 것인지에 대한 검토도 반드시 수반되어야 합니다.

임금명세서 교부의무 증빙방법

매월 임금명세서를 교부할 때 서명받으세요
이 경우는 직원에게 “서류”형태로 교부하는 경우에 적합합니다. 직원에게 서류로 전달주며 항상 교부받았다는 서명을 받는 것입니다. 임금명세서는 전 직원을 대상으로 매월 발생하고 증빙자료는 3년간 구비해야 한다는 점에서 별로 추천드리는 방법은 아닙니다.


전자문서(카카오톡, 이메일)로 교부하세요
임금명세서의 전자파일을 직원에게 각각 발송하는 방법입니다. 전산으로 처리되는 만큼 직원의 별도의 수령확인을 받지 않아도 전산기록에서 확인이 가능합니다. 다만, 직원 각각에게 교부해야 하는 것도 쉽지 않은 일이고 직원이 수십명이 된다면 이 역시도 많은 시간이 소요되는 업무가 됩니다. 또한 일반적으로 담당자 이메일로 교부되는 경우 담당자가 퇴사하거나 용량메일이 모두 차게 되어 교부증빙자료가 삭제되는 경우도 있고, 카카오톡의 경우 담당자 개인의 개인정보에 저촉될 수도 있으므로 증빙교부관리에 탁월하지 않습니다.

임금명세서 전산서비스를 이용하세요
임금명세서 교부/관리를 전문으로 제공하는 서비스를 이용할 수 있습니다. 임금명세서 파일에 직원 이름이 포함되어 있다면 손쉽게 업무처리가 가능합니다. 임금명세서 파일을 드래그해 업로드하면 자동으로 직원들의 연락처로 임금명세서가 발송되고, 수발신기록이 자동 증빙됩니다. 인사헬퍼에서는 임금명세서 전산서비스를 1개월 무료체험할 수 있고 서비스 이용시에도 저렴한 비용으로 사용할 수 있습니다. 직원 수가 많거나 간편하게 임금명세서를 관리하려는 회사에 적합합니다.