쉬워지는 연차관리, 휴가관리 프로그램

인사관리 담당자는 물론 노무사까지도 학을 떼는 업무들이 몇 가지 있습니다. 바로 휴가관리입니다. 휴가는 특정 시즌에만 몰리는 것이 아니라 수시로 발생하고, 이번연도 연차가 몇 개냐, 몇 개 남았냐 등등 문의가 끊이지 않는 것도 휴가관리를 어렵게 만드는 이유 중 하나입니다. 분야 별로 인사업무가 분리되어 있는 회사의 경우 휴가관리의 업무는 가장 막내가 담당하거나 엑셀관리에 능통한 직원이 담당하곤 합니다.

이번 포스팅에서는 연차관리를 어렵게 만드는 이유는 무엇인지 살펴보고, 연차관리 프로그램을 사용하면 편리해지는지, 무료로 휴가관리 프로그램을 사용하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 연차관리를 어렵게 만드는 업무 Top 4
2. 휴가관리 프로그램이 주는 이점 Top 3
3. 무료 휴가관리 프로그램

연차관리를 어렵게 만드는 업무 Top4

연차휴가 유형별 일수 계산
연차휴가는 원칙적으로 입사일 기준으로 관리해야 합니다. 하지만 직원이 한두명도 아니라면 사실상 입사일 기준으로 적법하게 연차휴가를 관리하는 것은 불가능에 가깝습니다.

이러한 이유로 연차휴가는 회계연도기준으로 관리하기 마련입니다. 휴가의 발생일과 종료일이 통일된다는 큰 이점이 있으나 직원의 입사일은 제각각이므로 때문에 연도별로 발생하는 연차휴가일수는 다릅니다.

연도별 연차휴가의 발생일수를 연차휴가대장에 기록하는게 일반적인데, 이러한 휴가일수 계산은 엑셀로 사용하기도 하고 휴가관리프로그램을 통해 관리하기도 합니다.

온라인에서 연차휴가관리 엑셀 등의 검색어로 찾는 담당자도 있고, 담당 노무법인에 요청하는 경우도 있으며, 직접 엑셀수식을 입력하는 능력자도 있습니다. 하지만 엑셀파일은 출처가 불분명하고 오차가 있을 수 있으며 법률개정이 발생한 경우 대응이 늦어진다는 단점이 있습니다.

직원의 빈번한 문의
아무래도 담당자로서는 가장 골치아픈 업무 중 하나가 바로 직원들의 문의에 답변하는 것입니다. 올해 사용할 수 있는 휴가일수를 확인하려는 것은 어찌보면 당연하지만 휴가관리 담당자는 한명인 반면 문의하는 사람은 굉장히 많기 때문입니다.

직원들의 문의가 있을 때마다 파일을 뒤져 대답하는 것에 많은 실무자들이 어려움을 겪고 있습니다.

휴가접수와 사용기록 관리
직원이 휴가를 신청하면 누군가는 접수를 해야 합니다. 부서별로 휴가를 신청하고 부서별로 집계된 연차휴가를 연차휴가 담당자가 최종 승인하는 경우도 있으나, 직원이 곧바로 연차휴가 담당자에게 신청하는 경우도 있습니다.

휴가신청 방법 역시 다양합니다. 직원이 휴가신청서라는 서류를 작성해 제출하는 경우가 대표적인데, 소규모 회사같은 경우에는 휴가신청서를 서류로 받지 않고 구두 또는 카카오톡 메시지 등과 같은 접수를 허용하는 경우도 있습니다.
휴가신청은 증빙되는 방법으로 해야합니다
구두로 휴가를 접수하거나 실무자의 카카오톡으로 휴가를 접수하는 방식은 옳지 않습니다. 휴가기록을 연차휴가대장에 사용일수를 기록하는 경우라고 해도 옳지 않습니다. 직원이 휴가를 신청했다는 사실을 증빙하는데 부족하기 때문입니다.


이러한 휴가접수는 대면으로 이루어지는 경우는 물론 SNS를 통해 휴가접수를 하는 경우에 관계없이 휴가담당자가 일정한 수준의 시간이 뺏긴다는 것입니다. 휴가를 신청하는 인원이 많다면 산발적으로 시간이 뺏길 수 밖에 없습니다.

더욱이 단순히 휴가를 접수하는데 그치지 않고 요약자료에 입력도 해야 하고, 휴가신청서는 추후 증빙을 위해 서류를 편철해야 합니다. 근로기준법에서도 휴가에 관한 서류는 회사가 3년간 보존할 의무를 부여하고 있습니다.

입사일기준 퇴직정산
성실하게 휴가를 꾸준히 관리해왔다고 해도 직원이 퇴직하게 되면 입사일 기준으로 연차휴가를 비교해 정산해야 합니다. 이는 근로기준법에서의 원칙이 입사일 기준으로 연차휴가를 관리해야 하기 때문입니다.

회사가 방침상 넉넉하게 휴가를 부여하는 기준을 마련하지 않는 이상 휴가담당자는 퇴직자의 입사일 기준 연차휴가와 실제 회계연도에 의해 부여된 연차휴가를 비교해야만 합니다.

입사일 기준으로 연차휴가일수를 다시 계산한 뒤, 지난 수년간의 연차휴가대장을 집계해야 한다 것은 꽤 번거로운 업무입니다. 더욱이 직원의 퇴사율이 높다면 업무부담이 상당할 수 밖에 없습니다.

휴가관리 프로그램이 주는 이점 Top3

연도별 연차휴가일수 자동계산
휴가관리 프로그램의 성격에 따라 다를 수 있으나 거의 대부분의 휴가관리 프로그램은 연도별 연차휴가일수를 계산해줍니다. 직원의 입사일만 입력하면 자동 계산되고 항상 사무실 컴퓨터에 있는 파일에 접근하지 않아도 온라인으로 확인할 수 있어 편리합니다.

휴가신청서 보관과 사용일 자동기록
직원이 온라인으로 휴가를 신청할 수 있게되어 휴가담당자의 업무에 여유가 생깁니다. 더욱이 직원이 신청한 휴가가 승인결제될 경우 자동으로 연차휴가대장에 자동기록되고 직원이 신청한 휴가신청서도 전자적 형태로 보존되기 때문에 실무자의 업무부담이 확 줄어들게 됩니다.

입사일 기준 퇴직정산과 비교
입사일 기준 연차휴가일수와 회계연도기준 연차휴가일수를 순식간에 비교하여 차액분을 계산해줍니다. 휴가담당자가 해야 할 일은 퇴직하는 직원의 퇴직일을 입력하는 것입니다.

무료 휴가관리 프로그램

온라인에서는 많은 휴가관리 프로그램이 소개되고 있습니다. 하지만 이 서비스의 대부분은 중소기업이 부담하기 어려운 비용을 지불해야 합니다. 휴가관리만 하고 싶은데 부가된 서비스가 묶음으로 끼어있어서 그렇습니다.

하지만, 비용때문에 휴가관리를 포기하지 마세요!

인사헬퍼에서는 지금 바로 무료로 휴가관리 프로그램을 이용할 수 있습니다. 인사헬퍼에서 이용되는 휴가관리 프로그램은 노무법인의 면밀한 법률검토를 거쳐 개발된 서비스이기 때문에 전문성, 합리성 모두 갖추고 있습니다.

사진 1 - 휴가관리

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근로기준법 개정으로 임금명세서(구 급여명세서)는 직원들에게 교부해야 합니다. 주의해야 할 점은 과거 세무사사무실에서 받아오던 급여명세서는 근로기준법에서 정한 요건을 갖추지 못했기 때문에 근로기준법 위반의무를 벗어나기 어렵다는 점과, 임금명세서 교부사실에 대한 입증책임은 사업주가 부담해야 한다는 점입니다.

이번 포스팅에서는 다수의 직원을 관리하는 인사담당자가 더 쉽고 편하게 임금명세서를 발송할 수 있는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

목차
1. 임금명세서 작성하기
2. 교부사실 증빙방법
3. 이메일/카톡으로 발송하기
4. 인사헬퍼 이용하기

임금명세서 작성하기

임금명세서는 근로기준법에서 정해진 요건을 준수해야 합니다
세무기장만 받던 소규모 사업장의 경우에는 세무사사무실에서 전해주는 급여명세서에 익숙해합니다. 하지만 이 문서는 편의상 제공되는 서브기능이지 근로기준법에서 정한 요건을 준수한 서식은 아닙니다.

따라서 세무사무실에서 전달받은 급여명세서를 직원들에게 교부하는 것은 근로기준법에서 요구한 임금명세서 교부의무를 준수했다고 보기 어려우므로, 사업장이 직접 임금명세서를 작성해 관리해야 합니다.

일부 회사에서는 세무사사무실에 근로기준법에 따른 임금명세서를 달라고 요구하는 경우도 있는데, 세무사사무실에서 근로기준법에서 정한 임금명세서를 작성하는 것은 공인노무사법을 위반하는 행위입니다. 그렇기에 대부분의 세무사사무실에서도 이러한 행위는 정중하게 거부하고 있습니다.

매월, 퇴사자에게도 교부해야 합니다
임금명세서는 매월 지급되기 때문에 임금이 지급되는 매월마다 교부해야 하고, 퇴직한 직원들에게도 교부해야 합니다. 퇴직한 직원들은 임금 지급 이전에 회사에서 이탈했기 때문에 임금명세서 교부가 참 어려워지는데, 이러한 이유에서 전자 임금명세서 발송 관리 서비스를 이용하는게 좋습니다.

교부사실 증빙방법

동의서 작성을 통한 증빙
오랫동안 사용되어 온 방법으로 임금명세서를 교부할 때마다 교부했다는 사실에 동의서를 받는 방법입니다. 반드시 1인 1동의서일 필요는 없으니 직원명단이 적혀있는 서면에 직원들이 돌려가며 서명하는 방법도 가능합니다.

하지만 이 방법의 이미 퇴직한 직원에게는 받기 어렵다는 점, 다른 장소에서 근무하는 직원의 서명을 받기 어렵다는 점, 동의서를 누적 관리해 보관하는게 번거롭다는 단점이 있습니다.

전자적 방법에 의한 증빙 (이메일, 카톡 기록)
대표자나 인사관리를 담당하는 직원이 회사이메일, 개인 이메일, 개인 카카오톡 메신저를 통해 직원들의 이메일, 카카오톡으로 임금명세서를 발송하는 방법입니다.

앞서의 동의서 작성방법보다는 다소 21세기스러운(??)면은 분명히 있지만, 이메일이나 카카오톡도 용량문제로 일정기간마다 삭제하게 되어 일정기간부터는 접근이 불가하다는 점, 담당자의 이메일, 카카오톡을 이용한 경우 해당 직원이 퇴사하면 기록을 증빙하기 어렵다는 점, 동의서 작성방법보다 오히려 실무자의 업무부담이 크다는 단점이 있습니다.


전자적 방법에 의한 증빙 (전용 서비스)

임금명세서 발송을 전문으로 하는 전자서비스를 이용하는 방법입니다. 직원 수가 몇십, 몇백명인지 관계 없이 직원의 정보(연락처, 이메일주소)를 입력하고 임금명세서 파일을 업로드(또는 임금대장을 업로드하면 임금명세서로 자동 변환해 업로드)하면 직원들에게 5초만에 발송될 수 있습니다.

이 방법은 발송기록을 삭제하거나 서비스 탈퇴하지 않는 이상 상당기간 보존 가능하고, 담당자의 입퇴사에도 영향을 받지 않아 안정적인 관리가 가능하다는 장점이 있으나, 단점으로는 해당 서비스 이용시 비용이 발생한다는 점입니다.

인사헬퍼 이용하기

인사헬퍼에서는 임금명세서 발송 서비스를 1개월 무료 사용할 수 있고, 정식 서비스를 이용하는 경우에도 필요한 서비스만 매우 저렴하게 이용할 수 있습니다. 만약 임금명세서 발송으로 업무부담을 겪고 있는 담당자라면 인사헬퍼에서 임금명세서 발송 서비스를 체험해보시기 바랍니다.

사진 1 - 임금명세서

또한 인사헬퍼에서는 임금명세서 발송 외에도 다양한 무료서비스를 제공하고 있습니다. 임금명세서 서비스는 유료로 사용해야 하지만 전자계약 서비스, 휴가관리 서비스는 무료로 사용할 수 있습니다.

물론, 임금명세서 서비스를 유료로 사용하지 않아도 전자계약, 휴가관리 서비스를 무료로 이용할 수도 있으니, 관심있는 실무 담당자면 인사헬퍼에서 제공하는 다양한 서비스를 경험해보시기 바랍니다.

직원들과 근로계약서를 작성할 때 매번 도장을 찍기 어렵습니다. 이럴 때에는 도장이미지를 전자 데이터화시켜 관리하는 방법을 고민하곤 합니다. 첫째, 도장을 찍은 A4 용지를 스캔하세요. 둘째, 도장의 인주부분을 꽉차게 이미지를 잘라내세요. 셋째, 도장이미지의 배경을 투명하게 변환하세요. 자 이제 모든 준비가 끝났습니다. 만들어진 도장이미지를 한글(hwp)이나 엑셀파일(excel)에 그대로 삽입하거나, 전자계약 서비스에 등록해 사용하세요.

이번 포스팅에서는 ① 투명한 도장이미지를 어떻게 만드는지, ② 만든 이미지 파일 활용방법을 알아보겠습니다. 이 글에는 전자계약을 무료로 사용하는 방법 이 있으니 꼭 놓치지 마세요!

목차
1. 도장이미지 만들기
2. 활용방법

도장이미지 만드는 방법

도장을 A4용지에 찍어주세요
우선 이미지 파일로 변화할 도장을 인주를 골고르게 묻힌 다음, 깨끗한 A4 용지에 찍어주세요. 도장의 모든 면이 잘 나오기 위해서는 종이 뒷면에 딱딱한 책상보다는 종이나 마우스패드 등을 사용하면 도장인주가 잘 묻어나오니 참고하시기 바랍니다.


이미지 파일로 변환하세요
도장을 찍은 뒤 일정 시간은 기다려주세요. 듬뿍 인주를 발랐다면 아직 A4용지에 인주가 묻어있을 수 있고 그 상태로 스캔을 진행하면 스캔과정에서 인주가 번질 수 있습니다. 그리고 스캔을 시작할 때에는 "컬로"로 변환했는지 확인하세요. 흑백으로 처리하면 다시 스캔해야 합니다.

자 스캔을 시작하면 보통 PDF파일로 변환됩니다. 복합기 설정을 통해 미리 이미지파일로 처리할 수도 있으나 상관 없습니다. PDF을 읽을 수 있는 파일을 통해 PDF를 손쉽게 이미지 파일로 변환할 수 있습니다.

만약 스캔할 수 있는 복합기가 없는 경우 스마트폰의 카메라를 이용한 사진을 활용할 수 있습니다. 화질문제와 이미지 크기가 달라질 가능성이 커서 추천드리는 방법은 아니지만, 도장이미지 파일이 급하게 필요하고 스캔이 불가능한 경우에는 최대한 수직의 위치에서 도장이미지를 촬영하세요.

이미지를 편집하세요
복합기로 스캔한 이미지, 스마트폰으로 촬영한 이미지 모두 도장이미지 외의 여백이 있습니다. 이러한 여백은 실제 날인하는 과정에서 필요 없는 부분이기 때문에 제거해주어야 합니다. 이미지를 읽는 프로그램이 무엇으로 설정되어 있는가에 따라 다를 수 있습니다. 대부분 편집이라는 메뉴에서 자르기 도구가 제공됩니다. 이 기능을 통해 도장인주만 나올 수 있게 사각형으로 이미지를 잘라주시기 바랍니다.

대부분 도장 이미지는 원형을 이루고 있으니 자르기를 할 때에도 정사각형 모양으로 잘라주셔야 정확한 이미지를 추출할 수 있습니다.

TIP.
만약 특별한 이미지 사이즈 조절없이 진행했다면 가로세로 100px 크기의 이미지파일이 생성되었을 것입니다. 하지만 100px 이 아니어도 괜찮습니다. 이미지의 가로세로 비율이 동일한지가 더욱 중요합니다.


배경을 투명하게 변경하세요
위 단계까지 진행된 도장이미지는 배경이 흰색입니다. 이 사진을 한글파일이나 엑셀파일에 그대로 사용하면 도장 주변의 정사각형은 모두 글씨가 지워지는 형태로 나타나게 됩니다.

이렇게 도장인주부분을 제외한 흰색배경을 투명하게 바꾸는 것을 업계에서는 “누끼를 땋다”라고 표현하는데 어떤 프로그램을 사용하느가에 따라 이러한 작업을 하는 방법이 다양합니다. 만약 사용하시는 프로그램별로 누끼방법이 궁금하다면 프로그램 이름과 함께 누끼를 검색해보시기 바랍니다.

인터넷 온라인에서 직접 투명화 작업을 진행하는 방법도 있습니다. 이 포스팅에서는 두가지 방법을 안내드립니다.

1. remove.bg
이번 포스팅에서 알려드릴 방법은 사이트에서 제공하는 방식을 사용하는건데 remove.bg라는 사이트에서 이미지를 업로드하면 쉽게 배경이미지를 제거됩니다. 만약 한글파일이나 엑셀파일에 사용할 이미지만 필요한 경우라면 위 홈페이지를 이용하시면 됩니다.

2. 인사헬퍼(insahelper.com)
인사헬퍼에서는 전자계약에 사용할 도장이미지를 등록하면 자동으로 투명화(누끼)작업도 진행합니다. 인사헬퍼에서는 전자계약에 사용할 도장이미지를 생성하는 것에 더 나아가 전자계약 자체를 무료로 사용할 수 있습니다. 따라서 도장이미지 그 자체가 아닌 전자계약을 사용하려면 곧장 인사헬퍼에서 이용하실 수 있습니다.

활용방법

파일에 삽입하기
앞서 생성된 도장이미지는 필요한 파일에 삽입하여 활용할 수 있습니다. 주의점은 도장이미지가 실제의 도장이미지와 근접하도록 이미지 크기를 조절해야 한다는 점입니다. 생성된 이미지를 그대로 문서에 대입해 출력해본 다음 크기가 다르면 이미지 크기를 다시 조절해 사용하시면 됩니다.

또 다른 주의점은 도장이미지가 포함된 문서(한글, 엑셀)의 배포에는 신중해야 한다는 점입니다. 파일에 회사가 사용하는 도장이미지가 같이 유출되기 때문입니다. 물론 범죄이기에 악용하는 경우는 많지 않겠지만 아무래도 회사와 관련된 중요한 도장일테니 관리에 신중을 기울여야 합니다. 이러한 보안을 유지하기 위해서는 가급적 PDF파일로 변환해 거래하는 것이 안전합니다.


전자계약 서비스에 활용하기
전자계약 서비스 자체에서 사용하는 것도 좋습니다. 앞서 설명드린 것처럼 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 무료로 사용할 수 있기 때문에 비용 때문에 망설이는 기업에게는 좋은 대안이 될 수 있습니다.

참고로 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스 외에도 휴가관리 서비스를 무료로 이용할 수 있으니 아무쪼록 한번 방문하여 회사에 적합한 서비스가 있다면 100% 활용해보시기 바랍니다.

전자계약이 무료라니, 뭔가 이유를 알고싶지는 않으신가요?

전자계약이나 휴가관리 서비스가 여타 다른 회사에서는 유료로 제공하는 서비스이기 때문에 그런 의문이 드실 스 있습니다.

인사헬퍼는 노무법인이 운영하는 서비스로 다른 IT업체와는 비즈니스모델에 차이가 있고, 인사헬퍼는 이윤추구보다는 확장성을 선택했습니다. 그렇기에 이벤트성 무료가 아닌 정식판의 무료가 가능한 것입니다.

대부분의 회사에서는 아직도 종이로 근로계약서와 연봉계약서를 작성하는게 익숙합니다. 그럼에도 대기업이나 스타트업처럼 젊은 회사를 중심으로 전자계약이 각광받고 있습니다.

전자계약 사용 전과 후는 확연히 다릅니다. 한번이라도 전자계약을 경험해보았다면 그 매력을 잊지 못하고 과거로 돌아가기 쉽지 않습니다. 이번 포스팅에서는 전자계약을 사용하면 경험하게 되는 4가지를 살펴보도록 하겠습니다.

목차
1. 제약이 없어요
2. 업무시간이 대폭 감소해요
3. 다양한 분야로 확장할 수 있어요
4. 무료로 사용할 수 있어요

제약이 없어요

시간적으로 자유로워요
과거에는 근로계약을 체결하려면 인사담당자와 대상직원이 모두 시간약속을 잡아야 했습니다. 신규입사직원의 경우에는 입사 후 근로계약서를 작성해야하는데 시간을 내기 어려워 입사 일주일이 지나서도 근로계약서 작성이 미루어지는 경우가 흔합니다. 하지만 전자계약을 체결하면 회사에서 최초 출근 이전이라고 하더라도 채용확정 후 전자계약을 전달할 수 있습니다. 즉 인사담당자가 시간이 날 때까지 기다리는 것이 아니라 더 탄력적으로 유연하게 계약업무를 담당할 수 있습니다.

장소적 제한도 없어요
회사의 형태에 따라 본사와 현장의 근무지가 다른 경우가 있습니다. 또는 인사담당자의 사정으로 출장을 나가 있는 경우가 있을 수도 있습니다. 전자계약은 전자적 방식으로 이루어지기 때문에 같은 공간에 있을 필요가 없습니다. 본사 직원이 현장에서 근무하는 직원에게 아주 손쉽게 근로계약서를 작성할 수 있습니다.

업무시간이 대폭 감소해요

각자의 시간에 맞게 운영할 수 있어요
일반적인 종이 근로계약은 체결자와 직원 모두가 한시간 한 때에 시간을 내주어야 합니다. 더욱이 직원이 근로계약서의 내용을 읽어보겠다고 하면 그 시간동안은 인사담당자도 시간을 할애해야만 했습니다. 이러한 근로계약은 한명과 체결하는 것도 아니고 정기체결시즌에는 다수의 직원들을 상대해야 하고, 입퇴사가 빈번한 회사라면 담당자는 사실상 매번 계약에 시간을 할애해야만 합니다. 하지만 전자계약은 인사 담당자가 일괄적으로 근로계약을 발송하고 직원 각자가 편한 시간에 계약내용을 확인하고, 서명해 발송하면 인사담당자에게 자동으로 서류가 수집됩니다.

잡다한 업무에서 해방돼요
일반적으로 계약업무는 계약서를 작성하는 행위 것만을 의미하지 않습니다. 계약서를 작성한 후에는 전자문서로 보관하기 위해 스캔하는 경우도 있고, 작성한 서류는 별도의 서류에 철을 해 보관해야 하기 때문입니다.

단순해 보이는 업무이지만 고용노동부에서 점검이 나온다거나 필요에 의해 해당 직원의 근로계약서를 확인해야 할 때면 다시 파일철을 뒤져 직원을 찾아야 하는 부수적인 업무도 무시할 수 없습니다.

하지만 전자 근로계약을 체결하면 직원별 전자계약을 확인할 수 있고, 몇 번의 입력으로 전자문서를 확인하거나 파일로 변환할 수 있습니다.

다양한 분야로 확장할 수 있어요

회사의 통보서에 활용해요
근로계약서는 회사와 직원 모두가 작성하는 계약형식의 서류이지만 전자계약은 이러한 계약형식에 국한되지 않습니다. 회사가 직원에게 발송해야 하는 통보서나 공고문 등과 같은 형태에도 활용할 수 있습니다. 예를 들면 회사가 입사 당시 직원에게 받아야 하는 회사의 경영방침 및 인사방침을 안내하는 공고문이나 통보서, 연차휴가 사용촉진제도에서의 서면촉구서 및 시기지정서 등의 형태로도 사용됩니다.

직원의 동의서에도 활용돼요
회사가 통보하는 것 외에도 직원에게 받아야 하는 경우도 정말 많습니다. 개인정보제공동의서, 연장/휴일근로 동의서, 사직서, 한시적/일시적 근로조건 변경 동의서, 휴직신청서 등 무수한 형태로 사용할 수 있습니다.

무료로 사용할 수 있어요

앞서 설명한 것처럼 전자계약의 편리함은 이루 다 말할 수 없습니다. 그럼에도 많은 중소기업이 도입을 주저한 이유는 전자계약 서비스의 비용부담입니다. 하지만 전자계약이 유료라는 것은 부족한 정보 때문입니다. 인사헬퍼에서는 전자계약 서비스를 무료로 사용할 수 있습니다(휴가관리 서비스도 무료).

전자계약이 불편하다거나 기존에 서면에 작성해오던 방식이 더 좋다는 회사라면 어쩔 수 없지만, 전자계약이 유료 서비스라서 도입을 주저한 회사라면 인사헬퍼에서 전자계약 서비스를 무료사용해보시기 바랍니다.

무급휴가와 결근 모두 근로를 제공하지 않고, 무급으로 처리된다는 점에서 같습니다. 하지만 무급휴가는 직원이 권리로서 행사할 수 있는 반면 결근은 의무불이행으로 처리된다는 차이가 있습니다. 무급처리라는 결론은 같아도 양자의 작은 차이는 인사관리에 미치는 영향이 적지 않습니다.

이번 포스팅에서는 무급휴가와 결근의 차이는 무엇이고, 어떻게 관리해야 하는지를 알아보겠습니다.

목차
1. 무급과 유급
2. 휴가와 결근
3. 파생되는 효과
4. 올바르게 관리하기

무급과 유급

무노동 무임금의 원칙
근로계약이란 근로제공을 대가로 임금을 지급하는 것입니다. 따라서 근로를 제공하지 않는다면 그 대가인 임금이 지급되지 않는다는 것은 근로계약관계에서 가장 기본적인 원칙입니다.

예외적으로 유급으로 정한 경우
무노동 무임금 원칙은 절대불변의 원칙이 아닙니다. 무노동이 이루어진 경우라 하더라도 법률에서 유급지급을 규정한 경우, 근로계약서, 취업규칙, 단체협약에서 유급을 정한 경우가 바로 이러한 예외에 해당합니다. 이렇게 정해진 경우에는 무노동에도 불구하고 유급으로 처리해야 하고 이를 위반한 경우에는 일반 임금 미지급과 동일하게 체불금품으로 처리됩니다.

법률에서 유급으로 정한 경우
1. 휴일 : 주휴일, 공휴일 등
2. 휴가 : 연차휴가, 출산전후휴가
※ 생리휴가, 가족돌봄휴가, 육아휴직 등과 같은 경우에는 유급으로 처리되지 않는 이유 역시 법률이 별도로 유급

휴가와 결근

공통점 : 무노동 무임금
앞서 설명처럼 휴가와 결근은 무노동이므로 그에 대한 대가인 임금 역시 미지그이 원칙입니다. 하지만 예외적으로 법률이나 근로조건으로 정한 경우에는 유급으로 할 수 있는데, 이번 포스팅에서 전제를 둔 휴가는 무급휴가임을 알 수 있습니다.

무급휴가와 결근 사유도 굉장히 유사합니다. 본인이나 가족이 아픈 경우가 대표적입니다. 이러한 사유의 경우 “병가”라고 표현하기도 합니다만 인사관리담당자라면 단순히 아파서 못나오는 경우를 모두 병가라고 처리하는 것은 부적절합니다. 무노동의 사유가 동일하다고 해서 회사의 처리방법까지 동일할 수는 없고 아래에서 살펴볼 것과 같이 회사가 어떻게 처리하는가에 따라 다양한 분야에 파생되는 효과가 많기 때문입니다.

차이점 : 권리행사 vs 의무불이행
휴가는 직원이 갖고 있는 권리(내지는 회사가 특별히 부여한 1회성 권리)를 행사하여 근로제공의무가 면제되는 것인 반면, 결근은 이러한 권리의 행사 없이 마땅히 직원이 제공해야 할 근로제공의무를 준수하지 않는 것입니다.

본인 또는 직계가족의 질병과 휴가
일반적으로 통용되는 병가는 법률에 의해 인정되는 것이 아니기에 회사가 별도의 병가제도를 운영하지 않는다면 사용할 수 없습니다.

직계가족의 질병으로 인한 경우 남녀고용평등법에 의거 가족돌봄휴가를 신청할 수 있습니다.

파생되는 효과

주휴수당에 미치는 영향
결근은 개근으로 볼 수 없습니다. 주휴수당은 1주의 소정근로일을 개근한 경우에 지급되는 수당이므로 휴가 아닌 결근으로 무노동이 발생했다면 해당 주의 주휴수당은 발생하지 않습니다.

연차휴가에 미치는 영향
1년 미만 근속자의 경우 매월 1개월 개근시 1일의 연차휴가가 발생합니다. 결근이 있는 경우 해당월에는 개근으로 볼 수 없어 연차휴가가 발생하지 않습니다.

징계에 미치는 영향
결근은 근로제공의무를 불이행한 것이므로 기본적인 의무불이행으로 처리됩니다. 따라서 사전에 고지한 다음 이루어진 결근이나 사전고지 없이 이루어진 결근(무단결근)인가에 관계 없이 결근은 징계사유에 해당합니다.

올바르게 관리하기

명확하게 인식시키고, 필요한 서류를 구비하세요
직원 또는 부서원이 사유를 밝히며 내일 출근을 못한다는 취지로 연락한다면 관리자는 이를 분명히 해주어야 합니다. 따라서 법정휴가나 (취업규칙 등에 의거 별도의 휴가제도가 있다면) 별도의 휴가를 신청해야 한다고 설명해주어야 합니다. 만약 해당 직원이 연차휴가를 신청하지 않겠다거나 연차휴가가 없는 경우에는 휴가 없이 미근무시 어떻게 처리되는지(결근)를 안내해주어야 합니다.

그리고 각 처리내용별로 구비서류를 준비해야 합니다. 휴가의 경우에는 휴가신청서를 제출해야 하고, 휴가가 아닌 경우에는 근태계(지각, 조퇴, 결근 등)를 제출하도록 합니다(근태계를 제출하지 않거나 사후제출된 건이 미승인된 경우에는 무단결근으로 처리).

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휴가를 신청하는 경우 담당자가 해야 할 몇가지 업무가 있는데, 온라인 휴가관리 서비스를 사용하면 업무량이 80% 이상 감소합니다. 담당자는 휴가신청자에게 휴가신청서를 출력해 이의 작성을 요구해야 하고, 작성된 휴가신청서를 수령/보관해야 하며, 직원이 사용한 휴가를 연차휴가대장에 기록해야 합니다.

사진 1 - 1_휴가관리

반면 온라인 휴가관리 서비스를 이용하면 직원의 휴가신청, 담당자의 휴가결제가 온라인을 통해 이루어집니다. 휴가신청자도 편하고 인사담당자도 손쉽게 업무처리가 가능합니다. 더욱이 직원이 신청한 휴가는 전자정보 형태로 보관되기 때문에 서류철할 필요도 없고 사용한 휴가는 연차휴가대장에 자동기록되기 때문에 사실상 처리해야 할 업무가 없어집니다.

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앞서의 경우처럼 결근의 경우에는 근태계를 받아야 합니다. 근태계는 휴가와는 구별되는 개념이므로 근태계는 휴가신청서가 아닌 다른 서식으로 받는 것이 일반적입니다.
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회사가 근태계를 작성한 후 직원에게 발송하면 직원이 해당 내용을 확인한 뒤 서명을 할 수 있습니다. 서명한 전자문서는 자동으로 인사헬퍼에 등록 저장되며 필요한 경우 파일로 변환해 관리할 수 있습니다.

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